Multi-Receipt - Gestion des Achats Groupés #

Vue d'ensemble #

Le système Multi-Receipt vous permet de gérer efficacement vos achats en lots, acquisitions groupées et réceptions multiples. Répartissez automatiquement les coûts, gérez les arrivages échelonnés et optimisez votre processus d'approvisionnement.

Comment y accéder #

1. Menu principal → "Multi-Receipt"
2. Depuis l'ajout d'article → "Achat groupé"
3. Tableau de bord → Section "Approvisionnement"

Concepts Clés #

📦 Types d'Achats Groupés #

Lot homogène #

• Articles identiques : Même produit en quantités
• Exemple : 50 t-shirts noirs taille M
• Répartition : Coût total ÷ quantité
• Usage : Optimisation prix volume

Lot hétérogène #

• Articles différents : Mix de produits
• Exemple : Lot de vêtements assortis
• Répartition : Selon poids, valeur ou manuel
• Usage : Ventes de stock, brocantes

Achat échelonné #

• Livraisons multiples : Réception étalée
• Exemple : Commande 1000 pièces, 4 livraisons
• Répartition : Prorata des quantités reçues
• Usage : Gestion trésorerie, stockage limité

💰 Méthodes de Répartition #

Répartition équitable #

Coût total : 1000€
Articles : 20 unités
Coût unitaire = 1000€ ÷ 20 = 50€/unité

Répartition pondérée #

Article A : 60% du poids → 60% du coût
Article B : 40% du poids → 40% du coût

Ou selon valeur estimée :
Article premium : 70% de la valeur → 70% du coût
Article standard : 30% de la valeur → 30% du coût

Répartition manuelle #

• Contrôle total : Définition manuelle par article
• Expertise métier : Basée sur connaissance marché
• Cas spéciaux : Articles à valeur exceptionnelle
• Validation : Vérification somme = total

Processus de Création #

🛒 Étape 1 : Initialisation du Multi-Receipt #

Informations de base #

• Nom du lot : "Lot vêtements hiver 2025"
• Fournisseur : Source d'approvisionnement
• Date d'achat : Date de transaction
• Coût total : Montant facturé incluant frais

Frais annexes #

• Transport : Livraison, port, assurance
• Douanes : Droits import, taxes
• Manutention : Déchargement, stockage
• Autres : Commissions, frais bancaires

📝 Étape 2 : Ajout des Articles #

Saisie manuelle #

• Nom/Description : Identification précise
• Quantité : Nombre d'unités
• Poids/Volume : Pour répartition physique
• Valeur estimée : Prix de vente prévu

Import par scan #

• Scanner codes existants : Articles déjà référencés
• Création rapide : Nouveaux articles à la volée
• Photos groupées : Prises multiples optimisées
• Validation : Contrôle cohérence lot

Import fichier #

nom,quantite,poids_kg,valeur_estimee,categorie
"Pull rouge M",5,2.5,35.00,"Vêtements"
"Jean slim 32",3,1.8,45.00,"Vêtements"
"Chaussures 39",2,1.2,60.00,"Chaussures"

⚖️ Étape 3 : Configuration Répartition #

Paramètres de répartition #

• Méthode : Équitable, pondérée, manuelle
• Critère : Quantité, poids, valeur, mixte
• Frais : Inclusion dans répartition ou séparés
• Arrondi : Gestion centimes (au plus proche, inférieur, supérieur)

Prévisualisation #

Lot "Vêtements Hiver" : 800€ total

Pull rouge (5 unités, 2.5kg) :
- Coût produit : 234€ (29.25% du poids total)
- Frais transport : 15€
- Total : 249€ → 49.80€/unité

Jean slim (3 unités, 1.8kg) :
- Coût produit : 168€ (21% du poids total)  
- Frais transport : 11€
- Total : 179€ → 59.67€/unité

Gestion des Réceptions #

📅 Planification des Livraisons #

Réceptions programmées #

• Calendrier : Dates prévues de livraison
• Quantités : Répartition par livraison
• Statuts : Programmée, en route, reçue
• Alertes : Retards, livraisons partielles

Réceptions partielles #

Commande totale : 100 unités
Livraison 1 : 40 unités (40% des coûts alloués)
Livraison 2 : 35 unités (35% des coûts alloués)
Livraison 3 : 25 unités (25% des coûts alloués)

Actualisation automatique des coûts unitaires

✅ Validation des Réceptions #

Contrôle réception #

• Scan des arrivages : Vérification unitaire
• Contrôle qualité : État, conformité
• Écarts identifiés : Manquants, endommagés
• Validation finale : Signature électronique

Traitement des écarts #

• Articles manquants : Report livraison suivante
• Articles défectueux : Retour fournisseur
• Surplus : Bonus ou erreur livraison
• Ajustements : Recalcul automatique coûts

Outils d'Analyse #

📊 Tableau de Bord Multi-Receipt #

Indicateurs temps réel #

• Lots en cours : Nombre et valeur
• Réceptions attendues : Programmation 7-30 jours
• Taux de conformité : % livraisons sans écart
• ROI prévisionnel : Marge estimée vs coût

Historique performances #

• Fournisseurs : Fiabilité, délais, qualité
• Catégories : Rotation, rentabilité par type
• Saisonnalité : Optimisation périodes d'achat
• Coûts cachés : Analyse frais annexes impact

🔍 Analyse de Rentabilité #

Décomposition des coûts #

Lot "Électronique Q4" - 15 000€

Coût marchandises : 12 000€ (80%)
Transport : 800€ (5.3%)
Douanes : 600€ (4%)
Assurance : 200€ (1.3%)
Manutention : 400€ (2.7%)
Divers : 1 000€ (6.7%)

Marge visée : 35%
Prix de vente recommandé : 20 250€

Simulation scenarios #

• Impact volumes : Économies d'échelle
• Négociation : Effet remises fournisseur
• Transport : Optimisation modes/fréquences
• Timing : Saisonnalité prix matières

Fonctionnalités Avancées #

🔄 Templates et Automatisation #

Templates récurrents #

• Fournisseurs habituels : Configuration pré-remplie
• Catégories standards : Répartitions types
• Frais fixes : Transport, manutention automatiques
• Workflows : Processus validation personnalisés

Intégrations fournisseurs #

• EDI : Échange données informatisé
• API : Connexion systèmes fournisseurs
• Email : Traitement BL automatique
• Portails : Synchronisation avec plateformes B2B

🤖 Intelligence Artificielle #

Optimisation automatique #

• Prédiction coûts : Basée sur historique
• Détection anomalies : Prix/qualité suspects
• Suggestions timing : Moments optimaux d'achat
• Négociation assistée : Arguments basés données

Machine Learning #

• Patterns fournisseurs : Fiabilité prédictive
• Saisonnalité : Anticipation variations prix
• Demande : Prévisions besoins futurs
• Optimisation mix : Composition lots optimale

Intégration Comptable #

💼 Écritures Automatisées #

Génération automatique #

• Factures fournisseur : Ventilation par article
• Stocks : Valorisation au coût réel
• Analytique : Répartition centres de coûts
• TVA : Gestion récupération selon régimes

Exports comptables #

Écriture Multi-Receipt "Lot Hiver 2025" :

Débit :
- Stock Marchandises : 12 000€
- TVA déductible : 2 400€
- Frais transport : 800€

Crédit :
- Fournisseur ABC : 15 200€

Ventilation analytique :
- Vêtements Homme : 7 200€
- Vêtements Femme : 4 800€

📋 Traçabilité Réglementaire #

Documentation légale #

• Factures : Liens vers pièces justificatives
• Douanes : Déclarations et documents
• Origine : Traçabilité pays/fabricants
• Conformité : Normes, certifications

Archivage automatique #

• Conservation : 10 ans minimum automatique
• Indexation : Recherche multi-critères
• Sécurisation : Signature électronique horodatée
• Export : Formats légaux pour contrôles

Cas d'Usage Métier #

Mode/Textile #

Défi : Acheter collections saisonnières en Asie
Solution : Multi-receipt avec réceptions échelonnées
Bénéfices : -30% coûts, trésorerie optimisée

Électronique/High-Tech #

Défi : Gérer obsolescence rapide + frais douanes
Solution : Lots tech avec IA prédictive rotation  
Bénéfices : +25% marge, -50% invendus

Brocante/Antiquités #

Défi : Valoriser lots hétérogènes acquisition
Solution : Répartition expertise + photos IA
Bénéfices : Pricing optimal, catalogage accéléré

Distribution B2B #

Défi : Optimiser approvisionnement multi-références
Solution : Templates automatisés + intégration ERP
Bénéfices : -40% temps admin, +15% marge

Questions Fréquentes #

Comment gérer les retours sur lots importés ? #

Utilisez la fonction "Ajustement multi-receipt" qui recalcule automatiquement les coûts des articles restants.

Peut-on modifier la répartition après validation ? #

Oui, via "Révision coûts" avec traçabilité complète des modifications et impact comptable.

Comment traiter les frais de change variables ? #

Les fluctuations de change sont intégrées automatiquement avec mise à jour temps réel des coûts.

L'IA peut-elle suggérer des optimisations d'achats ? #

Oui, analyse historique + tendances marché pour recommander volumes, timing et fournisseurs optimaux.

Comment exporter pour la comptabilité ? #

Formats standards (FEC, Sage, Ciel) avec ventilation automatique et pièces justificatives liées.

Conseils d'Expert #

💡 Optimisation des achats #

• Analysez les frais cachés : souvent 15-25% du coût marchandise
• Négociez les termes de paiement : impact trésorerie significatif
• Diversifiez les fournisseurs : réduction risques et coûts
• Planifiez selon saisonnalité : évitez pics de demande

🎯 Gestion opérationnelle #

• Standardisez vos processus : Templates et workflows
• Formez les équipes : Réception et contrôle qualité
• Automatisez maximum : Réduction erreurs et gains temps
• Surveillez KPI : Taux conformité, délais, coûts réels vs prévus

📊 Analyse et amélioration #

• Benchmarkez vos fournisseurs régulièrement
• Optimisez la composition des lots selon historique
• Anticipez les besoins avec analyse prédictive
• Révisez trimestriellement vos méthodes de répartition

Voir aussi #

• Gestion d'inventaire - Organisation après réception
• Gestion des sources - Suivi des fournisseurs
• Factures et documents - Traitement administratif
• Analyses avancées - Optimisation des achats