Gestion d'Inventaire - Guide Complet #

Dernière mise à jour : Août 2025.

1. Introduction #

La gestion de l'inventaire est le cœur de votre activité. Une bonne organisation vous permet non seulement de savoir ce que vous possédez, mais aussi d'optimiser vos ventes, de gagner un temps précieux et de prendre des décisions éclairées. Ce guide vous accompagne dans la maîtrise de toutes les facettes de la gestion d'articles, de la simple création à l'organisation avancée.

Pensez à cette fonctionnalité comme à un entrepôt numérique intelligent : chaque article a sa place, ses informations sont toujours à jour, et vous pouvez y accéder en un clin d'œil.

2. Concepts Clés #

Pour utiliser l'application efficacement, il est utile de comprendre quelques termes de base :

• Article : L'unité de base de votre inventaire. Il peut s'agir d'un produit à vendre, d'un objet de collection ou de tout autre bien que vous souhaitez suivre.
• Catégorie : Un regroupement logique pour vos articles (ex: "Vêtements", "Livres", "Électronique"). Utiliser des catégories permet de filtrer et d'analyser votre stock plus facilement.
• Contenant : Un emplacement physique ou virtuel où vos articles sont stockés (ex: "Boîte A", "Étagère 3", "Stock en ligne"). Un contenant peut lui-même avoir un code QR pour un accès rapide à son contenu.
• Source : L'origine de votre article (ex: "Fournisseur X", "Brocante de Paris", "Achat en ligne"). Suivre les sources est essentiel pour analyser la rentabilité.
• Code QR : Un code-barres unique généré pour chaque article et contenant, qui vous permet de le retrouver instantanément avec la fonction "Scanner".

3. Guide Pas-à-Pas #

Créer un Nouvel Article #

1. Accédez au formulaire : Depuis la barre de navigation principale, appuyez sur l'onglet "Ajouter".
2. Remplissez les informations essentielles :
   • Nom de l'article : Donnez un titre court et clair (ex: "T-shirt bleu"). Les détails comme la taille ou la couleur vont dans le champ "Description".
   • Photo : Appuyez sur l'icône d'appareil photo pour prendre une photo. Une bonne image est cruciale pour l'identification visuelle.
   • Quantité : Indiquez combien d'exemplaires de cet article vous possédez.
   • Prix d'achat et Prix de vente : Ces champs sont essentiels pour calculer votre rentabilité.
3. Organisez votre article (recommandé) :
   • Sélectionnez une Catégorie.
   • Assignez-le à un Contenant.
   • Indiquez sa Source.
4. Enregistrez : Appuyez sur le bouton "Enregistrer". Votre article est maintenant visible dans votre "Stock".

Modifier un Article #

1. Trouvez l'article : Allez dans l'onglet "Stock" et appuyez sur l'article à modifier.
2. Accédez à l'édition : Sur la page de détails de l'article, appuyez sur l'icône "Modifier".
3. Apportez vos modifications et n'oubliez pas d'enregistrer.

Changer le Statut d'un Article #

• Pour marquer comme "Vendu" : Depuis la liste du stock ou la fiche de l'article, utilisez l'action "Vendre". Vous pourrez confirmer le prix de vente final et la date.
• Pour remettre en vente : Si un article a été marqué comme vendu par erreur, allez sur sa fiche et utilisez l'action "Remettre en vente".

4. Bonnes Pratiques et Astuces #

• Soyez cohérent dans le nommage : Utilisez un titre court et direct pour le nom, et mettez les détails (taille, marque, état) dans la description. Cela rend la recherche plus efficace.
• Utilisez les contenants intelligemment : Ne vous limitez pas à des boîtes physiques. Vous pouvez créer des contenants logiques comme "À photographier", "À mettre en ligne" ou "Retours clients" pour gérer votre flux de travail.
• Prenez des photos de qualité : Une bonne lumière et un fond neutre peuvent faire toute la différence, que ce soit pour votre usage personnel ou pour la vente en ligne.
• Faites des audits réguliers : Utilisez l'application pour faire un inventaire physique régulier. Prenez un contenant, scannez son code QR, et vérifiez que le contenu numérique correspond au contenu physique.

5. Exemples par Profil #

• Vendeur sur Vinted :

  • Scénario : Vous venez d'acheter un lot de 10 jeans de marques différentes.
  • Workflow : Créez 10 articles distincts. Utilisez le même nom de Source (ex: "Lot de jeans - Achat du 21/07") et le même Prix d'achat pour le lot, divisé par 10. Cela vous permettra de suivre la rentabilité de cet achat spécifique.

• Gérant de boutique :

  • Scénario : Vous recevez une nouvelle collection de bijoux d'un créateur.
  • Workflow : Créez une Catégorie "Bijoux" et une Source au nom du créateur. Ajoutez chaque bijou en l'assignant à cette catégorie et source. Utilisez un Contenant "Vitrine principale" pour savoir ce qui est exposé.

• Collectionneur :

  • Scénario : Vous ajoutez une bande dessinée rare à votre collection.
  • Workflow : Dans le champ Description, notez tous les détails importants (état, édition, signature). Dans le champ Prix d'achat, mettez sa valeur d'acquisition. Vous pouvez utiliser le Prix de vente pour suivre sa cote actuelle, même si vous ne comptez pas la vendre.

6. Dépannage #

• Problème : "Je ne trouve pas un article que je sais avoir en stock."

  • Solution : Vérifiez les filtres actifs en haut de l'écran "Stock". Assurez-vous que le filtre de statut est sur "Tous" ou "Disponibles" et qu'aucun filtre de catégorie ne masque votre article.

• Problème : "L'application ne me laisse pas enregistrer un nouvel article."

  • Solution : Vérifiez que tous les champs obligatoires (marqués d'un *) sont bien remplis. Si vous travaillez en équipe, il est possible que vous n'ayez pas la permission de créer des articles.

7. Fonctionnalités Avancées #

🔢 Gestion des Quantités #

Activation du suivi des quantités #

1. Allez dans Paramètres > Organisation
2. Activez "Gestion des quantités"
3. Configurez les seuils d'alerte stock bas

Fonctionnalités disponibles #

• Quantités multiples : Gérez plusieurs exemplaires d'un même produit
• Seuils d'alerte : Notifications automatiques quand le stock est bas
• Historique des mouvements : Traçabilité complète des entrées/sorties
• Réservations : Bloquer temporairement du stock pour des clients

📊 Statuts d'Articles Avancés #

Statuts disponibles #

Workflows automatiques #

• Vente → Statut "Vendu" automatique depuis le POS
• Stock bas → Statut "Indisponible" si quantité = 0
• Réservation expirée → Retour automatique "Disponible"

🏷️ SKU et Codes de Référence #

Génération automatique de SKU #

• Format personnalisable : [CATEGORIE]-[ANNÉE]-[NUMERO]
• Exemple : VET-2025-0142 pour un vêtement
• Unique et séquentiel par catégorie

Codes-barres personnalisés #

• Import de codes existants
• Génération de codes internes
• Compatibilité avec scanners professionnels

🔄 Synchronisation Multi-Entrepôts #

Configuration des entrepôts #

1. Créez des emplacements distincts
2. Assignez des utilisateurs par entrepôt
3. Configurez les règles de transfert

Transferts d'articles #

• Demandes de transfert entre sites
• Validation par les responsables
• Traçabilité complète des mouvements
• Mise à jour automatique des stocks

8. Intégrations et Automations #

📦 Import en Masse #

Formats supportés #

• CSV/Excel avec template fourni
• Import photos par lot (glisser-déposer)
• Codes-barres existants
• Données Shopify/WooCommerce

Processus d'import #

1. Téléchargez le template d'import
2. Remplissez vos données dans Excel
3. Uploadez le fichier CSV
4. Vérifiez la prévisualisation
5. Validez l'import final

🤖 Automatisations Intelligentes #

Règles automatiques #

• Catégorisation basée sur les mots-clés
• Prix de vente suggéré selon l'historique
• Assignation automatique aux contenants
• Génération de descriptions IA

Alertes et notifications #

• Stock critique : <5 unités restantes
• Articles dormants : Pas de mouvement >90 jours
• Écarts d'inventaire : Différences stock théorique/réel
• Opportunités : Articles en forte demande

9. Analyse et Optimisation #

📈 Tableau de Bord Inventaire #

Métriques clés #

• Valeur totale du stock
• Rotation des stocks par catégorie
• Articles les plus/moins performants
• Évolution mensuelle du stock

Analyses avancées #

• Saisonnalité des ventes par produit
• Rentabilité par source d'approvisionnement
• Optimisation de l'espace de stockage
• Prévisions de réapprovisionnement

🎯 Optimisation des Stocks #

Méthodes ABC #

• Classe A : 20% des articles, 80% du CA
• Classe B : 30% des articles, 15% du CA
• Classe C : 50% des articles, 5% du CA

Recommandations automatiques #

• Réapprovisionnement suggéré
• Déstockage des articles dormants
• Optimisation des prix de vente
• Réorganisation des emplacements

10. Cas d'Usage Avancés #

E-commerce Multi-Canaux #

Défi : Synchroniser les stocks entre boutique physique, site web et marketplaces
Solution : Intégrations Shopify + POS + Alertes stock
Résultat : 0% de survente, +25% de satisfaction client

Gestion de Collection #

Défi : Cataloguer 2000+ pièces avec détails historiques
Solution : Import CSV + Descriptions IA + Codes QR
Résultat : Catalogue complet en 2 semaines vs 6 mois manuellement

Dropshipping Optimisé #

Défi : Gérer le stock virtuel et les commandes fournisseurs
Solution : Statuts personnalisés + Automations + Webhooks
Résultat : Temps de traitement divisé par 3

11. Questions Fréquentes Avancées #

Comment gérer les lots et numéros de série ? #

Utilisez le champ SKU pour les numéros de série et créez des variations d'articles pour les lots.

Puis-je limiter l'accès à certaines catégories ? #

Oui, via les permissions utilisateur dans Paramètres > Équipe > Permissions granulaires.

Comment gérer les articles composés (kits) ? #

Créez l'article principal et utilisez les notes pour lister les composants, ou gérez chaque composant séparément.

L'app gère-t-elle les dates d'expiration ? #

Oui, ajoutez une date personnalisée et configurez des alertes automatiques d'expiration.

Comment faire un inventaire physique complet ? #

Utilisez la fonction "Audit d'inventaire" avec scanner pour vérifier chaque emplacement.

12. Conseils d'Expert #

🚀 Pour une croissance maîtrisée #

• Standardisez vos processus dès le début
• Automatisez les tâches répétitives
• Analysez régulièrement vos performances
• Adaptez votre organisation selon votre évolution

💡 Optimisations cachées #

• Codes couleur pour identification visuelle rapide
• Filtres sauvegardés pour vos recherches fréquentes
• Raccourcis clavier pour les actions courantes (web)
• Mode sombre pour usage prolongé

🎯 Intégration dans votre workflow #

• Routine quotidienne : 10 minutes de mise à jour
• Analyse hebdomadaire : Révision des performances
• Audit mensuel : Vérification physique des stocks
• Optimisation trimestrielle : Ajustement des processus